Tata cara bertelepon yang baik

Feel Free to share
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

hotelier.co.id- Layaknya komunikasi tatap muka, di dalam bertelepon pun kita harus tetap sopan dan beretika. Tentu saja di dalam bertelepon ini penggunaan kata-kata atau komunikasi verbal ini harus diperhatikan dengan benar  karena bisa jadi pengucapan kata yang tidak tepat berakibat miskomunikasi ataupun missunderstanding. Bagaimana sih tata cara bertelepon yang baik ?

Tata cara bertelepon yang baik adalah sebagai berikut :

Menerima panggilan masuk (penerima panggilan)

  • Tunggu sampai 2 kali dering telepon, baru angkat gagang telepon
  • Greeting (selamat pagi/siang/sore/malam atau assalamualaikum) tergantung kebijakan unit hotel tersebut
  • Perkenalkan diri si penerima
  • Tanya nama si Pemanggil (apabila si pemanggil tidak memperkenalkan diri)
  • Tanya tujuan melakukan panggilan telepon
  • Kalau kurang jelas dengan perkataan orang tersebut,bisa meminta untuk mengulangi perkataan tersebut.Tentu saja dengan mengucapkan “tolong” dan “maaf”
  • Ketika akan mengakhiri panggilan ucapkan salam kembali

Untuk lebih jelasnya, perhatikan reka adegan dibawah ini :

Contoh : si B  menerima telepon

B : “ Selamat pagi, departemen front office dengan B ada yang bisa dibantu?

A: Selamat pagi B..bisa minta tolong kamu kirimkan data xxx??

B : “Mohon maaf..dengan   siapa saya bicara?”

A: “ Saya dengan A …bisa minta tolong kirimkan data xxx?”

B: “Maaf bapak A …bisa diulang lagi pak,maaf suaranya terlalu pelan “

Contoh mengakhiri telepon

B : “Ada yang bisa dibantu lagi pak A?

A : “ Tidak ada…”

B : “ Baik..terima kasih pak A,  greeting (selamat pagi/siang/malam/atau waalaikummusalam)”

Melakukan panggilan keluar

  • Tunggu si penerima melakukan greeting
  • Menjawab salam si penerima
  • Memperkenalkan diri
  • menyampaikan maksud dan tujuan melakukan panggilan
  • Ketika mengakhiri telepon jangan lupa mengucapkan terima kasih
  • Tunggu sampai si penerima telepon juga melakukan Greeting, setelah si penerima selesai greeting baru tutup gagang telepon.

Contoh :

Penerima panggilan : “Selamat pagi,departemen xxx..dengan A ada yang bisa dibantu?”

Anda : “ Selamat pagi A,saya B (kalau terdapat nama panggilan yang sama,maka ditambahkan nama departemennya) mau minta data revenue tanggal 2 februari kemarin,apa bisa diemailkan ke saya?”

Penerima panggilan : “ Baik akan saya emailkan,ada yang bisa dibantu lagi B?”

Anda : “Sementara itu dulu,terima kasih A..selamat pagi ”

Penerima Panggilan : “Selamat pagi… ”

setelah itu barulah ditutup gagang teleponnya.

Biasanya setiap unit hotel sudah terdapat prosedur untuk menerima dan melakukan panggilan dengan menggunakan telepon. Dengan mengikuti etika dan tata cara bertelepon  yang baik, maka kedua pihak pun akan sama-sama merasa dihormati dan dihargai, selain itu bisa mengurangi miskomunikasi dan missunderstanding. Dampak positifnya pun kembali kepada penilaian seseorang terhadap personality kita .

Kontributor

Galih Satria Hutama

Like & Share

Leave a Reply

error: Copyright by HOTELIER.CO.ID 2017. For non commercial purpose, please contact info@hotelier.co.id