Mahalnya Sebuah Data  di Industri Pariwisata dan Perhotelan

hotelier.co.id – Merujuk pada pedoman ISO 9001, 2008 maka terdapat unsur penting dalam menjaga kualitas manajemen proses, yaitu: Input, Process dan Output, dimana input dan pemprosesan data  sangat berpengaruh besar terhadap output (hasil akhir). Oleh karena itu, jika hotel Anda sudah mengantongi sertifikat ISO, itu artinya Anda harus compliance dengan berbagai macam kebijakan yang telah Anda rumuskan sendiri. Salah satu unsur terpentingnya adalah: Laporan.

Sebelum kita lanjut, silahkan refleksikan pertanyaan ini kedalam diri Anda:

Seberapa sering Anda melihat laporan dari Supervisor Anda? Seberapa sering juga Anda kena Semprot dari General Manager, Kantor Pusat atau Owner Anda karena berbagai alasan?  Berapa banyak keputusan yang Anda buat tanpa data?

Mahalnya Data Di Skala Micro 

Itulah salah satu arti penting dari “Mahalnya Sebuah Data”. Saya bisa memahami bahwa “Everyone is Busy”, namun laporan adalah salah satu tugas yang  harus Anda buat sebagai manager. Karena Anda akan memerlukannya dalam proses pengambilan keputusan.

Tanpa adanya informasi yang akurat, maka diibaratkan Anda menjalankan roda operasional dalam kegelapan, Ala Cowboy atau AsJal (asal jalan). Lantas, jika asal jalan tanpa penerangan, terus kalau Anda nabrak yang rugi siapa? Yang rugi Anda, tim Anda, Hotel Anda dan Nama Besar hotel Anda menjadi taruhannya.

Tugas-tugas administrative memang menyebalkan bagi sebagian besar orang, termasuk saya hehehehe… Apa lagi kalau bikin laporannya pakai Excel, terus rumusnya error, wah kelar hidup kita.. bisa lembur berjam-jam..

Itulah mahalnya data yang disebabkan oleh berbagai alasan yang terdiri dari: waktu yang harus kita luangkan dan alat kelengkapan manajemen yang ada seperti System Komputerisasi. Selain itu, akan lebih mahal ongkosnya jika Anda tidak memiliki data sama sekali karena kesalahan dalam pengambilan keputusan bisa berakibat fatal.

Jika General Manager, Owner atau Kantor Pusat Anda memarahi Anda, itu karena Anda digaji ya memang untuk dimarahi jika pekerjaan Anda dianggap kurang, tapi lihatlah dari perspective positive-nya; mereka sayang terhadap Anda karena tidak ingin Anda jalan tanpa penerangan hingga akhirnya nabrak. Monggo artikel Lengkapnya silahkan dinikmati: Digaji Untuk Dimarahi 

Data-data dimulai dari Input, lalu di process dan dihasilkan dalam sebuah bentuk laporan yang menarik, dilengkapi grafik, chart dan warna warni yang jumlah warnanya lima kayak balon hahahha.

Bagaimana pun juga kebersihan dan akurasi data patut dijaga agar hasil akhirnya bisa dianalisa dengan baik dalam proses pengambilan keputusan

Berikut adalah ilustrasi bahwa akurasi data itu sangat penting sekali:

Anda diminta GM Anda untuk membuat Sales Call Report dimana didalamnya ada berbagai macam informasi: misalnya berapa banyak klien yang sudah dikunjungi, apa statusnya? berapa banyak yang berhasil kita dapatkan bisnisnya dan berapa yang belum berhasil? Apa alasan klien kenapa mereka menolak tawaran kita?

Jika dalam ilustrasi diatas Anda ngasal ngisi datanya, maka hotel akan kesulitan untuk memetakan strategi yang tepat untuk menarik klien ke hotel. Alhasil, apa yang kita lakukan sia-sia tanpa hasil dimana ketika menjalankan prosesnya banyak waktu dan biaya yang terbuang.

Mahal Kan? Karena Anda hanya buang-buang waktu, yaitu bekerja tanpa strategi karena keterbatasan informasi dan dalam zona yang gelap dan penat tanpa informasi yang akurat.

Mahalnya Data Skala Makro

Tahukah Anda berapa banyak jumlah hotel dikota Anda saat ini? Berapa yang bintang satu, dua, tiga, empat dan lima? Berapa banyak hotel yang akan Buka dikota Anda? Berapa jumlah kamar yang akan hadir di kota Anda dalam 5 tahun kedepan? Berapa tingkat Occupancy, RevPar, ARR, Revenue Share dikota Anda? Tamu yang datang ke kota Anda dari negara mana saja? Negara atau dari kota mana saja yang  paling banyak berkunjung ke kota Anda? Melalui jalur apa mereka ke hotel Anda?

Sedikit cerita, tahun lalu untuk menunjang keperluan riset, saya sendiri kewalahan mencari data-data tersebut diatas dan tidak ketemu satu data pun yang relevan dan akurat. Ongkosnya sangat mahal,.. bukan buat saya, tapi buat semua orang yang membutuhkannya, yaitu Stakeholder.

Inilah ilustrasi kasus dari betapa mahalnya  sebuah data Makro yang terjadi dilapangan beberapa tahun terakhir yang dihimpun dari berbagai sumber dimana kasusnya mirip-mirip:

Katakanlah saudagar kaya ini namanya “Bu Siti” yang berencana akan membangun hotelnya di salah satu kota di Indonesia. Beliau telah bertemu operator-operator hotel untuk berkonsultasi dan kelak hotelnya akan diserahkan kepada operator untuk dikelola.

Lalu, dari 5 operator yang di undang, ketika ditanya mengenai prosek bisnis kedepan, dengan lantang mereka semua menjawab “Sangat Optimis” bahwa kota tersebut masih menjanjikan.

Kemudian, bu Siti Pergi Ke Bank untuk mengambil pembiayaan pembangunan hotelnya dengan membawa berbagai macam kertas yang berisi “feasibility study” dari para operator tersebut dan alhamdulilah jawaban dari bank juga sama “Sangat Optimis” dan dibukalah “keran kredit” untuk pembangunan hotelnya. Lalu, beliau mulai mengurus berbagai macam perijinan dan alhamdulilah semua persyaratan sudah disetujui dan terpenuhi…

2 Tahun berlalu untuk masa pembangunan dan tibalah saat yang menyenangkan, yaitu: Buka Hotel, acara seremonial Grand Opening dengan operator dan awak media pun digelar secara besar-besaran. Sebulan, dua bulan, tiga bulan,.. kok occupancy masih dikisaran 20%, lalu bulan keempat naik ke 40% dan diakhir tahun mentok di Occupancy 50%.

Padahal, menurut janji para operator besar itu occupancy bisa berada dikisaran 70%-80%, karena katanya situasi bisnis dan lokasinya sangat menjanjikan. So, what happen next?

Dana talangan dari owner mulai terkuras, terkuras dan terkuras. Kredit Bank tersendat dan keuangan beliau pun sudah mulai berdarah-darah, karena bisnis beliau yang lain juga sedang lesu.

Why this case shall be happened? Yup: itu karena Mahalnya Data“.

Para pemangku itu dengan mudah mengeluarkan ijin dan para operator itu dengan mudah bersilat lidah bisa jadi karena keterbatasan informasi. Coba aja iseng-iseng tanya sama para pemangku beberapa pertanyaan dibawah:

Berapa jumlah keseluruhan kamar hotel yang ada di kota Anda bulan ini? Berapa jumlah kamar berdasarkan klasifikasi bintang dikota Anda? Berapa hotel yang sudah tersertifikasi dan berapa yang belum? Berapa jumlah sekolah perhotelan dari semua jenjang dan berapa banyak jumlah siswa yang akan segera lulus? Berapa banyak karyawan hotel yang sudah dan belum tersertifikasi?

Pertanyaan diatas masih tergolong pertanyaan dasar dan belum menyentuh kepada pertanyaan strategic seperti  RevPar, market segmen, jumlah penumpang pesawat dan kereta berdasarkan poin pemberangkatan, jumlah turis dari toll, pelabuhan dan lain sebainya dimana datanya pecah-pecah, tidak terintegrasi, itu pun kalau ada yah,…

Coba aja iseng-iseng tanya, kalau datanya bisa keluar dalam 1 hari  hebat dan tentunya salut kepada para pemangku yang telah kita gaji pakai pajak kita itu…

Apa implikasi jika kasus tersebut terus terjadi?

Dampaknya adalah rusaknya hubungan antara semua orang yang terlibat dalam pengelolaan hotel, pertaruhan nama besar operator dan hal-hal lainnya yang ongkos baik secara tangible dan intangible akan menjadi sangat mahal sekali.

Siapa yang berperan untuk memastikan data-data makro tersebut tersedia secara akurat?  

Pertama, dari level hotel dan dinas-dinas terkait. Hotel pun juga harus jujur dalam mengisi data-data yang biasa diminta oleh dinas setempat. Sehingga, masyarakat luas bisa mengetahui data-data penting yang bisa dijadikan rujukan untuk pengembangan bisnis dan mengetahui tingkat demand dan supply, ketersediaan resources, serta saluran distribusi yang tepat sebelum mereka mengambil keputusan penting.

Lalu, siapa yang seharusnya mengkampanyekan hal ini?

Tulisan ini hanya berfungsi sebagai “Wake Up Call” saja dan fungsi kampanye seharusnya dilakukan oleh semua  orang yang terlibat dalam bisnis bidang Pariwisata dan Perhotelan dan bagi mereka yang peduli terhadap keberlangsungan bisnis dibidang ini. Sehingga, hal kecil yang kita lakukan dapat bermakna besar bagi mereka yang membutuhkan.

Jadi kesimpulannya yang menjadikan data-data tersebut menjadi mahal adalah komitmen kita semua dalam memenuhi berbagai macam data yang kita olah menjadi sebuah informasi sebagai pijakan kita dalam mengambil keputusan, baik skala micro (untuk hotel Anda) atau skala macro (untuk kepentingan umum)

Lakukan saja tugas administrative Anda dengan baik sesuai jenjang otoritas yang kita miliki karena Anda akan menggunakannya untuk menjadikan manfaat bagi semua orang.

Everyone is busy and administrative task is part of your job!

Salam Jempol Dua!

By Ikin Solikin | IHLC.co.id

Pelajari Juga Artikel Menarik dibawah:

Pentingnya Data Untuk Menunjang Operasional di Hotel

WAR: Price War and Talent War, Kapan Berakhir? 

Mengenal Big Data Technology

Siapa dan Apa Motivasi Hotelier.co.id Menulis?