Langkah-langkah mengendalikan pembelian barang hotel

Hotelier.co.id – Supplier adalah pihak rekanan yang penting bagi Hotel, karena dari supplier lah hotel dapat memenuhi kebutuhan barang dan logisitiknya. Namun, setiap pembelian apa pun harus dapat dikendalikan, sehingga hotel tidak dirugikan oleh rekanan dikemudian hari. Berikut ini adalah Langkah-langkah untuk mengendalikan pembelian barang-barang hotel oleh bagian purchasing.

1. Melakukan survey harga di pasaran

Sebelum memilih dan menerima supplier, Purchasing harus melakukan survey harga di pasaran. Kegunaan dari survey ini adalah sebagai dasar dalam menentukan harga barang yang ditawarkan oleh supplier apakah wajar atau tidak. Disisi lain, kegunaan dari Survey di luar ini adalah agar Purchasing dapat menentukan lokasi penjual barang apabila kelak nantinya supplier tidak sanggup memenuhi barang hotel dengan alasan barang tersebut kosong atau sedang diorder ke pengepul/ke produsen

2. Melakukan Tender Supplier

Keguaan Tender Supplier ini adalah untuk memilih supplier yang terbaik dari sisi harga maupun barang yang ditawarkan. Sebelum memulai tender, Pihak Supplier berkewajiban untuk mengirimkan surat penawaran harga maupun proposal pengajuan. Setelah semua surat penawaran harga terkumpul, purchasing akan berkoordinasi dengan Dept.head Accounting division (manager akunting) untuk menganalisa harga dan kualitas, serta menyortir supplier mana yang berhak untuk mengikuti tender.

3.Melakukan analisa kevalidan data supplier dan memberikan masa percobaan ke Supplier

Setelah menentukan supplier terpilih, langkah selanjutnya adalah melakukan analisa kevalidan data supplier seperti ijin usaha, alamat usaha, nama pemilik, dan legalitas lainnya serta memberikan masa percobaan ke Supplier. Tujuan dari memberikan masa percobaan ini adalah untuk melihat kualitas barang yang ditawarkan pada surat penawaran harga, disisi lain purchasing juga dapat menilai ketetapatan waktu pengiriman barang dan pemenuhan barang dari supplier.

4. Membuat Perjanjian kerja sama dengan sistem kontrak harga

Setelah memberikan masa percobaan dan Supplier tersebut dinyatakan layak, selanjutnya Purchasing akan membuat perjanjian kerja sama dengan sistem kontrak harga. Tujuan dari sistem kontrak harga adalah mengantisipasi adanya kenaikan harga barang sehingga kedua belah pihak tidak merasa dirugikan. Selain itu, perjanjian kerja sama ini mencakup tentang termin pembayaran secara kredit dan batas waktu perjanjian tersebut. Dalam sistem perjanjian ini dinyatakan secara tegas bahwa sewaktu-waktu bisa diputus kontrak apabila dinyatakan gagal didalam memenuhi kebutuhan hotel dan mendapatkan nilai yang jelek untuk kinerja dan kualitas barang yang dikirimkan oeh Supplier

5. Evaluasi kinerja supplier secara mingguan

Setelah diberikan perjanjian kerja sama, selanjutnya Supplier akan dievaluasi kinerjanya oleh Purchasing. Evaluasi secara mingguan dapat dilakukan oleh Purchasing untuk mengamati dan memberikan nilai kinerja supplier dan progress supplier secara mingguan.

6.Evaluasi kinerja supplier secara bulanan

Pada tahap ini, purchasing akan mengetahui sejauh mana progress kinerja supplier tersebut dan pada akhir bulan, biasanya dibayarkan termin pembayaran atas utang dagang hotel ke supplier. Apabila kinerja supplier secara bulanan tidak menunjukkan progress atau bahkan menurun kualitasnya, maka Purchasing dengan persetujuan manager akunting berhak untuk memutuskan hubungan kerjasama, serta mencari supplier baru yang sejenis

6.Melakukan survey kembali terhadap perubahan harga pasar

Di akhir masa perjanjian dengan supplier, Purchasing dapat melakukan survey terhadap perubahan harga pasar, sehingga apabila supplier tersebut dipakai kembali dapat melakukan perubahan pada kontrak harga. Sekaligus memberikan penilaian akhir terhadap supplier.

Itulah beberapa langkah untuk mengendalikan pembelian barang hotel oleh bagian Purchasing.

Semoga artikel ini bermanfaat

Kontributor

Galih Satria Hutam