Komponen Budget Pelatihan Di Hotel

hotelier.co.id – Jika kita sepakat bahwa training adalah sebuah investasi, maka pastinya terdapat komponen nilai pagu anggaran yang harus dibelanjakan oleh hotel yang tersusun dalam sebuah “Training Budget”.

Lalu, Apa saja sih komponen budget yang ada dalam department Training & Development?

Training Budget dibuat setelah proses Analisa Kebutuhan Pelatihan dilakukan yang merupakan refleksi dari sebuah perencanaan dalam pelatihan. Setiap rencana terkandung sebuah aktifitas dan setiap aktifitas berkorelasi terhadap “uang”. Oleh karena itu, Training Budget hendaknya dibuat dengan matang. Karena, Training merupakan salah satu unsur terpenting dari sebuah “Business Plan” yang merupakan rencana besar dari strategi hotel.

Lalu, apa saja sih komponen budget yang harus kita siapkan? Jawab: Budget hendaknya disesuaikan dengan jenis-jenis pelatihan yang akan kamu lakukan seperti jenis-jenis pelatihan dibawah ini:

Pertama, Generic Training

Istilah Generic Training adalah sebuah pelatihan yang umumnya dilakukan untuk semua karyawan didalam kelas yang dilakukan oleh bagian Human Resources atau pihak external. Topik-topik yang umum diajarkan seperti misalnya: Grooming & Hygiene Standard, Service Excellent, Brand Specific, dan lainnya.

Jika kamu merencanakan pelatihan tersebut, maka budget yang harus disiapkan adalah: Biaya Investasi untuk Instruktur, Akomodasi dan tiket pesawat, dan Coffee Break (bila menggunakan provider external). Namun, bila diselenggarakan secara internal maka cukup siapkan biaya coffee break dan cetak materinya saja.

Kedua, Language Training

Merupakan perencanaan untuk melaksanakan pelatihan yang  berfungsi untuk mengasah keterampilan bahasa bagi para staff, budget yang harus kamu alokasikan adalah investasi instruktur (bila dari external) dan cetak materi sesuai target jumlah peserta.

Ketiga, Leadership & Management Training (Corporate / External Training)

Pelatihan Leadership ini umumnya diberikan oleh pihak external baik dari kantor pusat (bila chain hotel) atau provider external. Topik ini umumnya disampaikan oleh Pihak Ketiga karena topik yang diajarkan sangat sensitif karena kandungan topiknya berkaitan dengan: netralitas fasilitator yang menyampaikan konten belajar.

Jika konten tersebut disampaikan oleh Pihak External maka netralitas akan terjaga karena konten belajarnya umumnya berdampak besar untuk memperbaiki atmosphere kerja yang didalamnya terkandung konflik atau hal-hal sensitif lainnya. Anggaran yang harus kamu siapkan adalah Biaya Investasi untuk Instruktur, Akomodasi dan tiket pesawat, dan Coffee Break.

Keempat, Cross Exposure

Istilah Cross Exposure berarti kita mengirimkan staff kita ke hotel lain, biasanya dilakukan oleh chain hotel dimana peserta dari Hotel A dapat mempelajari best practices di Hotel B baik di dalam atau pun diluar negri. Anggran yang harus kamu siapkan adalah Akomodasi, Tiket pesawat, Makan, Minum dan Binatu bagi peserta yang telah dikirim sesuai dengan durasi pelatihan.

Kelima, Skill & Cross Training

Istilah ini berarti kita ingin mengasah keterampilan karyawan yang diajarkan baik oleh atasannya langsung atau pihak external yang berkaitan dengan topik-topik yang bersifat tekhnis. Anggaran yang disiapkan adalah bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah pekerjaan.

Misalnya, jika kita ingin melatih “Bagaimana Cara Membuat Nasi Goreng”, maka kita harus menghitung biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi “Nasi Goreng” sesuai dengan jumlah peserta yang akan dilatih. Kenapa? Karena, peserta harus mampu untuk mempraktekkan keterampilan yang diajarkan dan proses transfer kompetensi  tidak bisa hanya melalui “Slide Presentasi”. Oleh karena itu, karena banyak sekali “Skill” berbasis tuga-tugas harian yang harus diajarkan maka kita harus betul-betul teliti pada saat proses pembuatan Analisa Kebutuhan Pelatihan.

Keenam, eLearning

eLearning kebanyakan diadopsi oleh international chain dan umumnya hanya level-level tertentu saja yang mendapatkan hak akses, karena biayanya terbilang masih sangat mahal. Anggaran yang harus kamu siapkan adalah biaya sewa “Learning Management System (LMS)” untuk mengatur user, upload dan mengelola materi belajar serta reporting.

Jika kamu memiliki LMS sendiri maka kamu harus menyiapkan beban biaya server. Selain itu, kamu juga harus menyiapkan anggaran untuk pembelian konten-konten belajarnya, misalnya dari Linda.com, OpenSesame atau eCornell  bila dirasa perlu sesuai dengan jumlah target peserta.

Melihat banyaknya jenis-jenis pelatihan diatas, berapa sih anggaran yang dibutuhkan dan darimana dialokasikannya?

Sesuai dengan pedoman pengelolaan anggaran yang dilansir dari beberapa sumber buku dan dari industri perhotelan, maka budget ideal untuk pelatihan berkisar antara 2% hingga 4% dari total Payroll karyawan untuk kelas hotel bintang 4 dan bintang 5. Besaran anggaran dan sumber tersebut umunya dilakukan oleh para hotel kelas dunia yang sangat peduli dengan karyawannya yang menganggap bahwa mereka adalah asset yang harus dibangun.

Lalu, bagaimana jika hotel kita adalah hotel independen yang masih belum memiliki anggaran dan standarisasi seperti hotel berbintang besar tersebut? Dari mana budget pelatihan bisa diambil?

Kita dapat menggunakan uang service charge sebesar 2% (dua persen) untuk pendayagunaan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia yang tentu saja ada aturan hukumnya (link: Uang Service Charge)

Jadi, kesimpulannya adalah sebagai berikut:

  • Membuat perencanaan anggaran pelatihan hendaknya harus teliti dalam proses analisa kebutuhan pelatihan
  • Perencanaan anggaran disesuaikan dengan jenis-jenis pelatihan yang akan dilakukan
  • Anggaran pelatihan sangat penting sama persis seperti anggaran perawatan bangunan hotel
  • Penggunaan anggaran pelatihan harus dapat dipertangung jawabkan yaitu dengan cara melakukan Evaluasi Terhadap Upaya Pelatihan yang telah kita lakukan.

Mau belajar cara membuat Budget Pelatihan? Yuk gabung dengan “Hotel Trainer Community”, kita akan sama-sama belajar dari A hingga Z tentang learning & development.  

Pendaftaran untuk batch pertama khusus untuk HR, Senior Management dan C-Level professionals akan ditutup tanggal 30 Juni 2018. Batch kedua akan segera menyusul dengan katagori peserta yang berbeda.

Registration: HOTELIER.CO.ID/Trainer   

Baca Juga FAQ: Kenapa Komunitas Trainer Hotel Dibuat? 

Salam Jempol!

By Ikin Solikin