Auto Pilot Hotel Management

Feel Free to share
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

hotelier.co.id – dalam dunia penerbangan kita mengenal istilah “auto pilot” yakni kendali pesawat diambil alih oleh system pesawat untuk menuju destinasi yang ingin dicapai. Pertanyaannya, mungkinkah hotel menerapkan konsep yang sama?

Dalam sebuah korporasi hotel, semakin besar dan banyak jumlah hotelnya, maka kerumitan dalam pengelolaannya pun juga menjadi tantangan tersendiri. Jawaban untuk meringankan beban tata kelola tersebut adalah “System” yang terintegrasi. Lalu, apa saja system-system yang dibutuhkan untuk menunjang tata kelola tersebut.

Bagian 1: Sales Force Engine 

Layaknya sebuah pesawat dimana auto pilot mengatur berbagai macam mesin, maka dalam hotel pun systemnya disebut sebagai “Engine”. Sales Force Engine ini merupakan sebuah aplikasi yang berfungsi untuk mengatur seluruh pergerakan penjualan produk-produk hotel yang meliputi Kamar, Meeting Room, Food & Beverage. Dalam bagian ini terdiri dari dua bagian engine, yaitu:

A. InBound Sales Force

Berfungsi untuk mendatangkan pengunjung untuk mengkonsumsi produk dan layanan hotel melalui website. System ini terdiri dari beberapa sub system seperti: Booking Engine untuk kamar, meeting room, Restaurant, spa, dan outlet lainnya. Engine ini berupa website atau mobile apps yang harus dikelola tingkat kunjungan dan konversinya secara berkala oleh software lainnya seperti Google Analytic atau Alexa.

B. Outbound Sales Force 

Berfungsi untuk mengontrol database dan mengatur tingkat produktivitas dari setiap account dan saluran penjualan yang ada. Engine ini meliputi Customer Relationship Management, Sales Production Management, Lead Management dan Distribution Management.

Bagian 2: Property Management System & POS

Berfungsi untuk mengatur seluruh transaksi dengan tamu dan mengatur ketersediaan kamar dihotel. Pada bagian ini  terdiri dari beberapa module seperti reservation untuk pembuatan reservasi kamar, housekeeping untuk pengaturan status dan inventory kamar, cashier untuk transaksi keuangan dan system penunjang diarea keuangan. Sedangkan POS (Point of Sales) digunakan untuk transaksi di restoran, cafe, karoke, spa dan lain-lain.

Bagian 3: Quality Assurance Management 

Berfungsi untuk memastikan bahwa semua dimensi kualitas dapat berjalan sesuai Key Performanace Indicator yang ditetapkan. khusus industri hotel, totalnya ada sekitar 16 dimensi kualitas yang dikelompokkan menjadi 4 bagian besar, yaitu Customer Satisfaction, Quality People, Quality Process dan Quality Brand/Product.

Bagian 4: People Management System

Ini adalah semua rangkaian system untuk semua proses tata kelola Sumber Daya Manusia yang ada di hotel. Systemnya dimulai dari Recruitment Management, On Boarding Management, Compensation & Benefit Management, Reward Management, Learning Management System dan Talent & Mobality Management System.

Bagian 5: Accounting &  Finance 

Systemnya digunakan untuk merumuskan budget, mengelola keseluruhan transaksi keuangan mulai dari AR (Account Receivable), AP (Account Payable), procurement, hingga akhirnya mengeluarkan laporan keuangan seperti Profit & Lost Report dan Balance Sheet.

Bagian 6: In House TV Management

Berfungsi untuk mengontrol konten disemua unit hotel yang dikelola dari kantor pusat. Konten promosi atau konten  khusus hotel dapat disentralkan, sehingga konsistensi merek dan kualitas dapat dijaga. System ini juga terintegrasi dengan digital signage yang ada dihotel.

Bagian 7 Reputation Management System

Berfungsi untuk mengatur reputasi hotel baik didunia online maupun offline. System ini berfungsi untuk mengatur dan monitor pergerakan sosial media, meresponse riview dari tamu diberbagai portal riview dan memastikan tamu happy sebelum meninggalkan area hotel. System ini sebetulnya masuk katagori Quality Management, namun memiliki fungsi yang berbeda dengan bagian 3 diatas.

Itulah 7 bagian dari system management yang ada di hotel yang biasanya setiap system berasal dari vendor yang berbeda. Walau berbeda vendor, sebetulnya  semua system bisa terhubung selama mereka menyediakan API (Application Programming Interface) terhadap system yang Anda kembangkan.

Jika ingin mengembangkan system sendiri, maka hal itu sangat  baik. Karena akan mengurangi nilai investasi masa depan yang digunakan untuk membayar subscribe fee atau mantainance fee. Namun, pembuatan business process harus sangat hati-hati sekali karena berhubungan dengan strategi bisnis, corporate values, dan pedoman praktek tata kelola hotel sesuai kaidah dan keilmuan dibidang hotel manajemen.

Bila semua system terintegrasi maka, laporan dari tiap-tiap system dapat dihasilkan yang tentu saja mengurangi load pekerjaan dan mempermudah proses kontrol dalam tata kelola operasional di hotel sehingga hotel dapat meraih tujuannya selayaknya pesawat yang diterbangkan dengan system auto pilot untuk menuju destinasinya. Akhirnya, sang Pilot bisa memonitor pergerakan bisnis sambil ngopi-ngopi.

Kontributor:

Ikin@IndonesianHospitality.com

IHLC.co.id

Like & Share
error: Copyright by HOTELIER.CO.ID 2017. For non commercial purpose, please contact info@hotelier.co.id