2 Fase Penting Dalam Pre Opening Hotel

Feel Free to share
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

hotelier.co.id – Membuka hotel bukanlah hal yang mudah, karena jika dilihat dari aspek Manajemen, maka terdapat dua fase dengan pendekatan tata kelola yang berbeda. Pertama adalah fase dimana hotel masih belum dibuka, dalam fase ini pendekatan manajemen yang diterapkan adalah “Project Management”.

Sedangkan fase kedua adalah tahapan setelah hotel dibuka dan ini disebut sebagai “Hotel Operation Management”.

Dalam masa-masa transisi dari kedua pendekatan manajemen tersebut, maka harus terjadi secara mulus sehingga level kualitas pengalaman pelayanan yang diberikan kepada tamu dan hasil bisnis dapat diraih maksimal.

Lalu, apa saja yang harus disiapkan disetiap fase tersebut?

Berikut adalah kedua fase penting tersebut beserta tugas-tugas penting yang harus diselesaikan.

Fase Pertama: Project Management

Ini adalah fase persiapan sebelum hotel dibuka dan dalam pengelolaannya sangat membutuhkan level kesiapan yang mumpuni, yaitu dengan melakukan berbagai tahapan tugas penting dibawah:

Task 1 Studi Kelayakan Bisnis

Yaitu dengan melengkapi perijinan, melakukan riset dengan melihat dari berbagai perspective, dimulai dengan analisa demand & supply yang ada dipasar baik dari segi customer, kompetisi, maupun ketersediaan tenaga terampil bidang perhotelan.

Lalu dilanjutkan dengan merumuskan segmentasi pasar, merancang kerangka pondasi system manajemen, merumuskan  proyeksi investasi, laba dan rugi yang kemudian dilanjutkan dengan menentukan metode pembiayaan pembangunan yang akan dipilih.

Task 2 Menyiapkan Konsep Hotel

Jika Anda adalah hotel independen maka Anda akan menyiapkan hotel yang disesuaikan dengan segmentasi pasar yang akan dibidik yang tentu saja sangat berhubungan dengan nilai investasi yang akan Anda keluarkan.

Jika Anda ingin simple, maka cukup pilih brand dari operator ternama, baik lokal maupun internasional dan mereka akan menyiapkan asistensi baik secara tekhnis pembangunan, tata kelola manajemen dan persiapan pembukaan untuk Anda.

Hasil akhir dari konsep yang Anda buat adalah 3D modeling dan RAB untuk anggaran pembangunan, proyeksi bisnis dan dilanjutkan dengan proses pembangunan hotel.

Task 3 Merekrut Tim Manajemen

Idealnya 6 hingga 3 bulan sebelum masa pembukaan, Anda harus sudah mulai merekrut manajemen team yang terdiri dari General Manager hingga Head of Departments dimana mereka yang akan bertugas untuk memastikan bahwa dalam kedua fase tersebut dapat berjalan dengan sempurna.

Task 4 Menyiapkan Supplier

Anda harus meyiapkan berbagai macam jenis supplier untuk memasok kebutuhan hotel. Mereka adalah partner startegic Anda, karena tanpa mereka bisnis Anda tidak akan berjalan. Jadi, jalin hubungan yang baik dengan mereka sehingga proses pengadaan barang akan lebih mudah dimana Anda harus memiliki timiline khusus dalam proses pengadaannya.

Task 5 Instalasi System

Semua system seperti system preventive penanggulangan bencana, system komunikasi, jaringan internet, jaringan TV, system pengolahan limbah, system aplikasi yang digunakan dihotel dan berbagai macam system lainnya.

Task 6 Melangkapi Perijinan dan Aspek Legal

Anda harus melengkapi berbagai macam legalitas dan perijinan baik dari aspek ketenaga kerjaan, hygine & safety, ijin lift, ijin minuman beralkohol (jika menjual) dan perijinan lainnya.

Task 7 Melatih Tim Manajemen

Idealnya pelatihan dilakukan secara bertahap selaras dengan jadwal pembukaan hotel yang dimulai dari:

Pertama, pelatihan Strategic Management bagi team Manajemen Anda. Mungkin Anda berfikir bahwa mereka telah memiliki experience, tapi tahukah Anda bahwa kemungkinan besar Anda akan merikrut team dari latar belakang hotel yang berbeda? Setiap hotel memiliki strategi sendiri, termasuk untuk hotel Anda.

Pelatihan ini berfokus kepada penakanan budaya organisasi yang akan Anda ciptakan yang kemudian diselaraskan dengan Business Plan yang akan Anda kembangkan dan merumuskan sasaran kerja yang tepat bagi para HOD.

Business Plan adalah pekerjaan para Head of Departement (HOD) dan bukan hanya dikerjakan oleh GM saja. Karena, yang akan mengeksekusi business plan tersebut adalah mereka para HOD. Jadi, mereka juga harus dilibatkan dalam proses perancangan strategi yang akan digunakan.

Kedua, Workshop Pengembangan System

Ini adalah workshop penyusunan standard kualitas pelayanan, proses kerja dan aturan main yang akan diberlakukan. Tujuannya adalah untuk menghindari budaya Copy & Paste yang berpotensi dibawa oleh HOD dari hotel sebelumnya, karena Every Hotel is Unique dan Anda harus merumuskan system tersebut sesuai dengan budaya kerja yang akan Anda ciptakan. Bayangkan jika masing-masing HOD membawa budaya dari hotel sebelumnya, bisa dipastikan budayanya jadi Nano Nano bukan?

Jika Anda terafiliasi dengan chain hotel, maka system dari kantor pusat disesuaikan lagi dengan kondisi layout dan berbagai aspek lainnya dilapangan, sehingga akurat dan tepat sasaran.

Ketiga, Pelatihan Bagaimana Cara Merekrut

Merekrut orang bukanlah hal yang mudah dimana HOD harus saling berkolaborasi dalam mencari, memfilter dan  menseleksi para karaywannya dimana Human Resource Manager  bertindak sebagai organizer. Cara merekrut dan alatnya juga berbeda-beda dari satu hotel ke hotel lain, strategi  dan tekhniknya juga beda karena merekrut yang benar bukan hanya berdasarkan feeling semata, tapi membutuhkan skill khusus bagi para HOD.

Kesalahan fatal yang paling banyak ditemui saat pre opening adalah proses rekruitmen. Disinilah awal mula sebuah kualitas dan etos kerja akan mulai dibangun.

Coba periksa kembali, sebarapa banyak HOD yang sudah mendapatkan pelatihan tentang Recruitment? Lalu tanyakan juga kompetensi apa saja yang dibutuhkan untuk tiap posisi dibawahnya.

Hal ini penting karena kamus kompetensi yang digunakan dalam merekrut dibuat berdasarkan kerangka Strategic Management dan bukan asal ngopi karena hal ini berdampak kepada Brand Character yang akan Anda tonjolkan.

Keempat, Menciptakan Departemental Trainer

Kunci dari suksesnya pre opening adalah tersedianya trainer untuk disetiap departement. Para trainer tersebut meliputi level HOD hingga Supervisor dimana mereka harus menciptakan kurikulum pembelajaran technical dan non technical secara terstruktur dengan metode-metode pelatihan secara khusus yang diperuntukkan untuk fase pre opening.

Kelima, Brand Specific Training

Brand is just like a person, oleh karena itu untuk memastikan bahwa perilaku hotel Anda sama dengan perilaku merek yang Anda ciptakan, maka dibutuhkan pelatihan khusus yang berkenaan dengan Brand DNA dihotel Anda yang diikuti oleh semua karyawan Anda. Brand training ini lebih banyak mengulas tentang Brand Values yang diejawantahkan kedalam sebuah perilaku pelayanan yang unique.

Total jumlah pelatihan khusus untuk level supervisor hingga HOD terdiri dari mulai 6 module untuk kelas hotel budget, 8 module untuk kelas ekonomi, 10 module untuk kelas midscale dan 15 module untuk kelas luxury. Disamping pelatihan Manajemen tersebut, semua karyawan juga diajarkan oleh atasan mereka berbagai macam technical skill yang jumlahnya rata-rata berkisar 50 hingga 150 topik tekhnis disetiap departemen.

Task 8 Sertifikasi Profesi Pariwisata Bidang Perhotelan

Anda harus memenuhi target minimum jumlah karyawan yang tersertifikasi profesi untuk menjamin bahwa kualitas pelayanan dapat dipertanggung jawabkan sebelum hotel dioperasionalkan. Proses sertifikasi dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Usaha yang sudah terakreditasi oleh pemerintah.

Task 9 Melakukan Dry Run atau Simulasi Pembukaan

Idealnya Dry Run dilakukan sebulan atau dua minggu sebelum hotel mulai dibuka untuk tamu. Dalam proses simulasi ini, semua karyawan akan melakukan peran selayaknya melayani tamu dimana HOD akan melakukan evaluasi terhadap hasil simulasi yang dilakukan dan menindaklanjuti dengan berbagai pelatihan, menyesuaikan SOP atau memperbaiki fasilitas yang dianggap kurang baik.

Fase Kedua, yaitu Hotel Operation Management

Nah, sekarang hotel Anda sudah dibuka untuk tamu, namun tahukah Anda bahwa dalam waktu 3 bulan setelah dibuka merupakan fase transisi?

Lalu, apa yang harus Anda lakukan?

Pertama, Evaluasi Keseluruhan aspek dari Fase Pertama

Ya, dalam fase transisi ini bayak hal yang harus dievaluasi dari mulai level kompetensi karyawan, kelayakan semua system yang sudah diinstalasi, proses kerja serta kualitas produk. Lalu dilakukan follow up secara menyeluruh sehingga konsistensi pelayanan dapat terjaga. Fase ini juga disebut sebagai Post Open Task.

Kedua, Follow up Konsistensi

Untu memastikan bahwa team Anda mampu menjaga konsistensi merek, maka dalam fase ini Anda terus menginstalasi dan membenahi budaya kerja dengan pelatihan berikut:

Leadership Insight

Yaitu dengan menerapkan model kepemimpinan yang khusus digunakan dalam menangani situasi-situasi paska pembukaan.

Managing Brand Experience

Yaitu pelatihan yang khusus dirancang untuk membekali tim manajemen dalam menjaga konsistensi merek, kekompakan team, mengelola konflik, budaya komunikasi internal, berfikir taktis dan positif serta berbagai aspek manajemen operasional lainnya.

Ketiga, Lakukan Sertifikasi Usaha

Setelah Anda yakin bahwa Anda telah memiliki team yang kompeten, system kerja yang baik, produk dan pelayanan yang memuaskan, maka langkah selanjutnya adalah  siapkan hotel Anda untuk mendapatkan sertifikasi usaha bidang Pariwisata dan Perhotelan yang dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Usaha yang telah terakreditasi dan kredibel.

Itulah kedua fase penting dalam menyiapkan pembukaan hotel dan melakukan evaluasi paska pembukaan dan memastikan konstensi merek dapat terjaga dengan baik, sehingga harapan dari stakeholder dapat terpenuhi.

Pada tanggal 14 hingga 21 Juni 2017, Hotel Dafam Linggau telah melakukan berbagai macam pelatihan dalam fase pertama yang telah diikuti oleh semua jajaran manajemen yang difasilitasi oleh Bapak Hendri Sentosa dan Bapak Wien dari Indonesian Hospitality Learning Center yang merupakan konsultan exclusive bagi Dafam Hotel Management dalam menciptakan berbagai macam program strategi pengembangan karyawannya.

Salam Jempolier! 

By Wien, +62 811 291273 | IHLC.co.id

About The Author 

Wien has been working for worldclass hotel brand such as Hilton, Marriot and Accor both local and overseas. He has over 15 years of professional exposure within hotel industries. His latest professional role was General Manager for Patuno Hotel & Resort Wakatobi and some other local and international chain hotels. Currently he is in charge as SMART Care Quality Specialist at IHLC both for hotel and healthcare industries.

Pelajari Juga Artikel Menarik dibawah:

2 Jenis Strategi yang paling banyak diterapkan di hotel

Brand is Just like a Person

Cara Memetakan Kompetitor

Membuat Value Proposition Analysis 

SWOT Analysis 

Membesarkan Bisnis Dengan Corporate Culture

Like & Share

Leave a Reply

error: Copyright by HOTELIER.CO.ID 2017. For non commercial purpose, please contact info@hotelier.co.id